AI導入で重要なのは
「何を自動化するか」

ニュースの概要

今日取り上げる記事では、AIを仕事に使う場面が増えている一方で、実際にAIに使わせたいデータは、 売上・契約・顧客・請求など、昔から使っている社内システムの中にあることが多いと説明されています。

つまり、AIに「売上を分析して」「お客様への案内文を作って」「請求内容を確認して」と頼みたくても、 その材料になるデータがバラバラだったり、古いシステムの中に閉じ込められていたりすると、うまく使えません。

分かりやすく言うと、AIは「資料を作る人」ではなく「材料を使って働く人」

AIはとても便利ですが、何もないところから正しい答えを出せるわけではありません。 料理で言えば、AIは料理人のようなものです。材料がなければ料理はできませんし、材料が古かったり、量が間違っていたりすれば、できあがる料理もおかしくなります。

会社の仕事でも同じです。顧客情報、売上情報、問い合わせ履歴、請求情報などが整理されていれば、 AIは文章作成、集計、確認、分析などを手伝いやすくなります。逆に、データが担当者のパソコンやExcelに散らばっていると、AIを入れても効果が出にくくなります。

「何を自動化するか」を決める3つの考え方

1つ目は、時間がかかっている作業です。毎日・毎週・毎月くり返している作業は、AIやITで楽にできる可能性があります。 たとえば、売上表の集計、定型メールの作成、議事録作成などです。

2つ目は、ミスが起きやすい作業です。転記、確認、集計、コピーペーストが多い仕事は、人間が疲れているとミスが出やすくなります。 こういう仕事は、AIだけでなく、Excelの関数や簡単なシステム化でも改善できます。

3つ目は、担当者しか分からない作業です。特定の人だけがやり方を知っている業務は、休みや退職で止まりやすくなります。 手順を整理してからAIやツールを使うことで、会社全体で仕事を回しやすくなります。

未来開花研究所の視点

IT担当がいない会社では、最初から大きなDXを目指すよりも、 「この作業を30分短くする」「この転記ミスをなくす」「この資料作成を楽にする」という小さな改善から始める方が現実的です。

今回の記事から分かるように、AI活用で重要なのは、AIツールそのものよりも、社内の仕事とデータの整理です。 まずは今の業務を見える化し、「AIに任せたい仕事」と「人が判断すべき仕事」を分けるところから始めるのがおすすめです。

出典・参考リンク

• DIGITAL X：AI活用では社内の“奥”にあるデータつなぐ必要がある【第9回】